Cancelación CFDI: Cómo cancelar facturas electrónicas

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) de México decidió en 2018 tomar medidas para evitar la cancelación indebida de CFDI, un problema que afecta a multitud de contribuyentes. 

La implementación del esquema de CFDI 4.0 introduce novedades al sistema de cancelación que ha existido desde 2018, obligando a indicar el motivo de la cancelación de cada factura.

Normativa sobre la cancelación de CFDI

La normativa referente a la cancelación de CFDI se encuentra en el artículo 29-A sexto párrafo del Código Fiscal de la Federación y en las Reglas 2.7.1.38 y 2.7.1.39 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente.

La normativa del 1 de noviembre de 2018 indicaba que las facturas, en algunos casos, solo podrán cancelarse cuando la persona a favor de quien se expidan acepte su cancelación.

Ahora, con la nueva versión de CFDI 4.0, se indica la obligatoriedad de incluir uno de los motivos de cancelación propuestos por el SAT.
se encuentra en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación y en las Reglas 2.7.1.38 y 2.7.1.39 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente.

¿En qué casos se puede cancelar un CFDI?

La nueva política de cancelación fiscal del Ejecutivo mexicano tiene como finalidad acabar con la mala práctica de algunas empresas que cancelan sus facturas electrónicas sin conocimiento de sus clientes, lo que les permite eliminar ingresos que no quedan reflejados a efectos del Impuesto sobre la Renta; mientras que el cliente que ha pagado por el servicio o producto no puede deducirse el gasto.

También, en el caso de cometer algún error en la generación del CFDI como datos fiscales del receptor incorrectos, error en los montos de la operación o en el concepto del producto o servicio, error en el método de pago, etc…

Con la puesta en marcha de mecanismos de información y aceptación, sólo podrán cancelarse cuando la persona a favor de quien se expida la factura acepte su revocación. De esta forma, el cliente tendrá la certeza de que, una vez pagado por el servicio, las facturas que amparan ese gasto no van a ser canceladas. Es posible cancelar automáticamente facturas, notas de crédito y débito, así como nóminas y documentos de retenciones.

Desde el 1 de enero de 2022, además, deberá indicarse el motivo de la cancelación del comprobante. El SAT ha determinado cuatro opciones posibles:

1. Comprobante emitido con errores con relación: Este supuesto aplica cuando la factura generada contiene un error en  la clave del producto, valor unitario, descuento o cualquier otro dato, por lo que se  debe reexpedir. En este caso, primero se sustituye la factura y cuando se solicita la  cancelación, se incorpora el folio de la factura que sustituye a la cancelada.
2. Comprobante emitido con errores sin relación: Este supuesto aplica cuando la factura generada contiene un error en  la clave del producto, valor unitario, descuento o cualquier otro dato y no se requiera  relacionar con otra factura generada.
3. No se llevó a cabo la operación: Este supuesto aplica cuando se facturó una operación que no se concreta.
4. Operación nominativa relacionada en la factura global: Este supuesto aplica cuando se incluye una venta en la factura global de operaciones con el público en general y posterior a ello, el cliente solicita su factura nominativa, lo que conlleva a cancelar la factura global y reexpedirla, así como generar la factura nominativa al cliente.

Consideraciones para el esquema de cancelación de CFDI

Existen algunas consideraciones que se deben tener en cuenta en el proceso de cancelación, las más importantes son las siguientes:

• Cuando un CFDI tenga error en la clave del RFC del receptor del comprobante, éste podrá cancelarse si se sustituye por uno nuevo con la clave correcta.
• Si se detecta un error en un comprobante de pago podrá cancelarse si se sustituye por otro con la información correcta.

¿Cómo se realiza el proceso de cancelación de CFDI?

El proceso de cancelación de CFDI con la nueva política está recogido en la Miscelánea Fiscal para el 2017 y su anexo 19.

1. Los emisores deberán enviar una solicitud de cancelación al receptor del CFDI que se desee eliminar a través del Portal del SAT o de los servicios un proveedor de certificación.
2. Con el nuevo esquema de CFDI 4.0, a partir del 1 de enero de 2022, será requerido señalar el motivo por el cual se cancela el comprobante. Esto aplica a todas las versiones de la factura o CFDI.
3. Cuando se requiera la aceptación para la cancelación, el receptor de la factura recibirá un mensaje de interés en su Buzón Tributario, informando que existe una solicitud de cancelación.
4. A partir de ese momento, el destinatario del comprobante contará con un plazo de 72 horas para aceptar o negar la cancelación del CFDI. Una respuesta que tendrá que dar a través del mismo Buzón Tributario.
5. Si pasado el margen de 72 horas, el receptor del comprobante no se ha manifestado, el SAT considerará que se acepta la cancelación del CFDI.

Uso obligatorio del Buzón Tributario

Uno de los aspectos más relevantes de este nuevo procedimiento es que será imprescindible disponer del Buzón Tributario. Esta es una herramienta que el SAT creó para comunicarse directamente con los contribuyentes y que, por el momento, se empleaba de forma aislada. De hecho, se calcula que a finales de 2016 solo contaban con ella unos 2 millones de contribuyentes, de los 26 que emiten facturas electrónicas.

En el caso de recepción de solitudes de cancelación, la solución de EDICOM está lista para descargar de forma automática estas solicitudes en el software de gestión interno del cliente para proceder a la aceptación o rechazo de la cancelación de forma ágil y cómoda. Esto evita tener que acceder de forma continua al Buzón Tributario y optimiza los tiempos en el tratamiento de los documentos electrónicos.

Excepciones: cancelación sin aceptación

En determinados casos, los contribuyentes podrán continuar cancelando sus CFDI sin necesidad de contar con la aceptación de los receptores. Estas excepciones se señalan en artículo 29-A y son las siguientes:

• Cuando la factura electrónica tenga un importe de cómo máximo 5000 pesos.
• Cuando se trate de un CFDI por concepto de nómina, egresos, traslado o concepto de ingresos expedidos a contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF). 
• Cuando el CFDI se haya emitido mediante la herramienta electrónica de Mis Cuentas en el aplicativo Factura Fácil.
• Cuando se amparen retenciones e información de pagos.
• Cuando se expidan en operaciones realizadas con el público en general de conformidad con la regla 2.7.1.24 o a residentes en el extranjero para efectos fiscales confirme a la regla 2.7.1.26.
• Cuando la cancelación se realice dentro de las 72 horas inmediatas siguientes a la emisión del CFDI. 

EDICOM PAC: Solución automática para la cancelación de CFDI

Para cancelar las facturas, es necesario contar con el servicio de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) como EDICOM. En este caso, el PAC se encarga de certificar y declarar ante el SAT el comprobante sobre el que se realiza la petición de cancelación. Cuando el proceso se completa, la factura queda reflejada en los registros del SAT como cancelada y los usuarios pueden consultarla a través de portal del contribuyente.

La Plataforma de CFDI de EDICOM se encuentra completamente adaptada a los requerimientos técnicos y legales del SAT. EDICOM ha integrado en la solución de CFDI un servicio de cancelación de facturas, que facilita la gestión administrativa del día a día. Con este sistema, los usuarios pueden cancelar el comprobante erróneo al instante, de una forma sencilla y ágil. Además, esta acción puede llevarse a cabo par un solo CFDI o de forma masiva.

El servicio de cancelación de EDICOM está disponible en todas las soluciones. Los usuarios deben hacer clic en la opción “cancelar” que aparece en el menú contextual, en el caso de la soluciones manuales. En sus versiones integradas, solo es necesario hacer uso del método desarrollado para la cancelación automática/masiva de CFDI, ya sean facturas, notas de crédito y débito, nóminas o documentos de retenciones.

A través de ella, los contribuyentes pueden extraer el máximo beneficio de la facturación electrónica, ya que reduce los procedimientos de generación, emisión y comunicación de los comprobantes.